Pohjois-Karjalan Muisti ry:n tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
y -tunnus 0868455-8
2. Yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Leena Knuuttila, p. 050 4006194
3. Rekisterit
- Jäsenrekisteri
- Henkilöstörekisteri
- Osallistujarekisteri
- Hallintorekisteri
- Jäsensuhteiden hoitaminen ja laskutus
- Henkilöstöhallinnon toteutus
- Osallistujatietojen kokoaminenSurveypal-järjestelmään, jossa on oma tietosuoja, sekä osallistujamäärien todentaminen sukupuolen, ikäryhmän ja asuinpaikan mukaisesti
- Hallituksen jäsenten yhteydenpito ja dokumentointi
- Yhdistyksen itse tuottamien asiakirjojen pysyvä säilytys
5. Mitä tietoja käsittelemme
- Muistiliiton jäsenrekisterisopimuksen mukaisesti ja tietosuojaselvityksin toteutuu jäsenrekisteri. Jäsenen nimi, osoite, mahdollisesti puhelinnumero, jäsenyyslaji.
- Henkilötiedot, yhteystiedot, palkkatiedot,tukimuotojen tiedot, todistukset.
- Työntekijät
- Palkkatyöntekijät
- Kuntouttavassa työtoiminnassa olevat
- Työkokeilussa olevat
- Muistisairauteen sairastuneita, heidän läheisiään, työntekijöitä, muiden toimijoiden henkilöitä, paikalla olleita, joista enimmillään nimi, ikä, puhelinnumero, osallistumisaika, tilaisuuden nimi on koottuna lomakkeille.
- Hallituksen jäsenet, osoite ja puhelinnumero, nimenkirjoittajat henkilötietoineen dokumentoidaan vuosittain.
6 . Mistä saamme tiedot?
- Henkilöiltä itseltään saadaan tiedot, jotka hän haluaa antaa puhelimessa, kasvokkain, sähköpostilla tai verkon kautta
- Päätöksentekijäviranomaisilta esim. tukipäätökset
- Palkka- ja taloushallinnon tiedot tuottaa ja kokoaa Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry.
7. Tietojemme suojaaminen ja säilyttäminen
- Tietokoneisiin on salasanat kirjautumiseen Muistiluotsityöntekijöillä on salasanat järjestelmään.
- Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry:ltäsuojatussa viestissä kulkevat sopimukset
- Paperiset työsopimukset ovat kansioissa, kaappion lukittu. Toiminnanjohtajan mappeja säilytetään lukitussa kaapissa.
- Ryhmäkansio on työhuoneessa, tiloissa on tallentavakameravalvonta, Muistiluotsin työntekijöiden työpisteillä on muistivihkoja ja lappuja, jotka siivotaan päivittäin laatikoihin ja kaappeihin tai suljetaan.
- Arkistokaapit ovat lukittuja ja arkistohuone käytössä.
- Mahdollisimman vähän yhdistettäviä tietoja ihmisistä, kutsumanimin ja yleisesti löydettävin tiedoin kirjaukset, ellei vaadi yksilöityjä tietoja.
- Pysyvästi säilytettävät asiakirjat ovat omassa kaapissaan lukkojen takana tai arkistohuneen hyllyllä.
- Jäsenrekisteristä poistetaan tiedot, kun henkilö sitä pyytää.
- Tietokoneiden varmuuskopiot ovat Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry:n asiantuntijan laittamana tietokantoihin, ja palomuurin suojattuja
- Tietoturvatekniikka pidetään ajan tasalla.
- Arvioimme puolivuosittain koottujen tietojen tarpeellisuus, laitamme säilytykseen tarpeelliset tiedot ja hävitämme asianmukaisesti tarpeettomat.
- Henkilöillä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on.
SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN TOIMINTA
- Yhdistyksen kokoukset
- Yhdistyksen hallitus
SÄÄNNÖT
1§
Yhdistyksen nimi on Pohjois-Karjalan Muisti ry. Yhdistyksen kotipaikkana on Joensuun kaupunki.2§
Yhdistyksen toiminnan tarkoitus on toimia muistisairautta sairastavien ja heidän läheistensä edunvalvontajärjestönä Pohjois-Karjalan maakunnan alueella. Tarkoituksena on vahvistaa muistisairautta sairastavien ja heidän läheistensä toiminta- ja osallistumismahdollisuuksia sekä edistää tuen ja palvelujen tasavertaista toteutumista maakunnassa. Yhdistyksen tarkoituksena on vaikuttaa asenteisiin ja toimintoihin niin, että muistisairautta sairastavat ja heidän läheisensä voivat toimia täysivaltaisina jäseninä toimintaympäristöissään.
3§
Toimintansa toteuttamiseksi yhdistys- harjoittaa valistus-, vaikuttamis-, tiedotus-, julkaisu- ja neuvontatoimintaa
- lisää ihmisten ymmärrystä aivoterveydestä ja ikääntymisen tai sairauden tuomista muutoksista
- tuo esille muistisairautta sairastavien ja heidän läheistensä tarpeita, tietoa ja kokemuksia, joilla vaikutetaan kunnalliseen päätöksentekoon
- toimii yhteistyössä tutkimus- ja kehittämishankkeiden sekä muiden tahojen kanssa, joille jakaa tietoa muistisairautta sairastavien ja heidän läheistensä tarpeista ja oikeuksista
- kuuluu jäsenenä alan keskusliittoon
4§
Yhdistyksellä on oikeus ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja sekä omistaa ja hallita toimintaansa varten tarpeellista kiinteää omaisuutta ja arvopapereita. Yhdistys voi harjoittaa toimintansa rahoittamiseksi kustannustoimintaa ja muistoesineiden myyntiä sekä järjestää maksullisia luentotilaisuuksia, arpajaisia ja rahankeräyksiä. Toimintaansa varten yhdistys hankkii tarvittaessa asianmukaisen luvan.
5§
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 15 vuotta täyttänyt henkilö, joka haluaa edistää näiden sääntöjen 2§:ssä ilmenevän tarkoituksen toteuttamista sekä sitoutuu noudattamaan yhdistyksen sääntöjä. Kannattajajäseneksi voidaan hyväksyä oikeuskelpoinen yhteisö sekä yksityinen kansalainen, joka haluaa tukea yhdistyksen toimintaa. Kunniapuheenjohtajaksi ja kunniajäseniksi voidaan kutsua henkilö, joka erittäin ansiokkaalla tavalla on vaikuttanut yhdistyksen toimintaan. Varsinaisen jäsenen ja kannattajajäsenen hyväksyy yhdistyksen hallitus. Kunniapuheenjohtajan ja kunniajäsenen kutsuu hallituksen esityksestä yhdistyksen kokous.
6§
Varsinaisen jäsenen on liittyessään suoritettava liittymismaksu ja vuosittainen jäsenmaksu, joiden suuruuden yhdistyksen syyskokous on määrittänyt seuraavaksi kalenterivuodeksi. Kannattajajäsenen on vuosittain suoritettava kannatusjäsenmaksu, jonka suuruuden yhdistyksen syyskokous on määrännyt seuraavaksi kalenterivuodeksi. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsen ovat vapaita jäsenmaksuista.7§
Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä yhdistyslain määräämällä tavalla. Yhdistyksen hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei enää täytä jäsenyyden edellytyksiä. Erottamispäätöksestä voi jäsen valittaa yhdistyksen kokoukselle jättämällä kirjallisen valituksen yhdistyksen hallitukselle kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa asiasta tiedon saatuaan. Asia on käsiteltävä ensimmäisessä mahdollisessa yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa.8§
Yhdistyksen päätösvaltaa käyttää yhdistyksen kokous. Yhdistystä edustaa ja sen asioita hoitaa lainmukaisena hallituksena yhdistyksen hallitus.9§
Yhdistyksen kokouksia ovat kevätkokous, syyskokous ja ylimääräinen kokous. Kevätkokous pidetään kunakin vuonna helmi-maaliskuun aikana ja syyskokous vastaavasti loka-marraskuun aikana. Ylimääräinen kokous pidetään, mikäli yhdistyksen hallitus katsoo sellaisen tarpeelliseksi tai jos vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen jäsenistä sitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselta pyytää erityisesti ilmoitetun asian käsittelyä varten, jolloin kokous on pidettävä kahdenkymmenenyhden vuorokauden kuluessa asianmukaisen pyynnön esittämisestä lukien.
10§
Kokouskutsu on julkaistava syyskokouksen määräämässä lehdessä vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta tai lähetettävä kirjallisesti kullekin jäsenelle samassa ajassa. Kokouskutsussa on mainittava käsiteltävät asiat.11§
Yhdistyksen kokouksessa on kullakin edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä sekä kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Äänestyksessä ratkaisee yksinkertainen äänten enemmistö, ellei näissä säännöissä muualla erityisessä tapauksessa toisin määrätä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Kannattajajäsenellä, yhdistyksen jäsenistön ulkopuolelta valitulla hallituksen jäsenellä ja tilintarkastajalla on yhdistyksen kokouksessa puheoikeus. Yhdistyksen kokous voi sallia läsnäolo-oikeuden myös muille henkilöille. Etäosallistuminen yhdistyksen kokoukseen on mahdollista teknisen välineen avulla. Hallitus päättää yhdistyksen kokoukseen etäosallistumisen mahdollisuudesta ja käytännöistä sekä ilmoittaa siitä myös kokouskutsussa.
12§
Aloiteoikeus on yhdistyksen jäsenellä ja yhdistyksen hallituksella. Kevätkokouksessa käsiteltäväksi haluttava aloite on jätettävä yhdistyksen hallitukselle tammikuun loppuun mennessä ja syyskokouksessa käsiteltäväksi haluttava aloite vastaavasti syyskuun loppuun mennessä.13§
Syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:- Yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen avaa kokouksen.
- Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat.
- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
- Vahvistetaan kokouksen työjärjestys.
- Hyväksytään yhdistyksen toimintasuunnitelma seuraavaksi kalenterivuodeksi.
- Määrätään seuraavalta kalenterivuodelta perittävät yhdistyksen liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet.
- Hyväksytään yhdistyksen talousarvio seuraavaksi vuodeksi.
- Valitaan yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja, jota kutsutaan yhdistyksen puheenjohtajaksi, seuraavaksi kalenterivuodeksi.
- Vahvistetaan hallituksen jäsenten lukumäärä seuraavaksi kalenterivuodeksi.
- Valitaan yhdistyksen hallituksen muut jäsenet, vähintään neljä, mutta enintään kahdeksan jäsentä, seuraavaksi kalenterivuodeksi.
- Valitaan kaksi varsinaista tilintarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varatilintarkastajat tarkistamaan seuraavan kalenterivuoden tilejä ja hallintoa. Tilintarkastusta suorittamaan voidaan valita myös tilintarkastusyhtiö, jonka piiristä tällöin nimetään vastuuhenkilö.
- Valitaan tarpeelliset edustajat alan keskusliiton kokouksiin.
- Määrätään millä tavalla yhdistyksen kokouskutsut on julkaistava 10§:n asettamissa rajoissa.
- Käsitellään muut mahdolliset hallituksen valmistelemat tai jäsenten sääntöjen mukaiset esille tuomat asiat.
14§
Kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:- Yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen avaa kokouksen.
- Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat.
- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
- Vahvistetaan kokouksen työjärjestys.
- Käsitellään yhdistyksen toimintakertomus edelliseltä kalenterivuodelta.
- Käsitellään yhdistyksen tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto edelliseltä kalenterivuodelta ja päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille.
- Käsitellään muut mahdolliset hallituksen valmistelemat asiat tai jäsenten sääntöjen mukaisesti esille tuomat asiat.
15§
Ylimääräisessä kokouksessa käsitellään ne asiat, joita varten se on kutsuttu kokoon.
16§
Yhdistyksen hallitukseen kuuluu kalenterivuodeksi kerrallaan valittu yhdistyksen puheenjohtaja ja vähintään 4, mutta enintään 8 muuta jäsentä. Hallitus valitaan syyskokouksessa ja sen toimintakausi alkaa valintaa seuraavan kalenterivuoden alusta. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, jota kutsutaan hallituksen varapuheenjohtajaksi. Sihteerin ja muut tarpeellisiksi katsotut toimihenkilöt voi hallitus valita ulkopuoleltakin. Hallitus voi määräajaksi tai erityistä tehtävää varten asettaa toimikuntia, joille se tarvittaessa vahvistaa ohjesäännön.
17§
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta tarvittaessa. Hallitus on kutsuttava koolle myös, jos vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään puolet hallituksen muista jäsenistä on läsnä. Hallituksen päätökseksi tulee enemmistön mielipide. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.18§
Hallituksen tehtäviin kuuluu erityisesti
- johtaa yhdistyksen yleistä toimintaa lain, yhdistyksen sääntöjen ja kokousten päätösten mukaisesti
- valmistella yhdistyksen kokouksissa käsiteltävät asiat ja kutsua kokoukset koolle
- tehdä esityksiä yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi
- hyväksyä jäsenet yhdistykseen ja pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä
- asettaa tarpeelliset toimikunnat
- huolehtia varojen hankinnasta ja omaisuuden hoidosta
- huolehtia siitä, että yhdistyksessä pidetään sellaista kirjanpitoa, kuin laki ja hyvä tapa vaativat
- ottaa ja erottaa yhdistyksen toimihenkilöt sekä määrätä työehdot
- pitää yhteyttä kotimaassa ja ulkomailla muihin alan järjestöihin
19§
Yhdistyksen nimen kirjoittavat yhdistyksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai hallituksen määräämä henkilö.20§
Yhdistyksen toiminta- ja tilikausi on kalenterivuosi. Yhdistyksen hallituksen on jätettävä tuloslaskelma ja tase sekä muut hallintoon ja talouteen liittyvät asiakirjat viimeistään neljätoista vuorokautta ennen kevätkokousta.21§
Sääntöjen muuttamiseen vaaditaan, että muutosehdotusta kannattaa yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan enemmistö annetuista äänistä.22§
Yhdistyksen purkamisesta on päätettävä kahdessa peräkkäisessä yhdistyksen kokouksessa, joiden välillä tulee olla vähintään 30 vuorokautta ja siihen vaaditaan kussakin kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan enemmistö annetuista äänistä. Yhdistyksen purkautuessa tai sen tultua lakkautetuksi luovutetaan sen varat käytettäväksi Pohjois-Karjalan alueella toimivalle rekisteröidylle yhdistykselle tai säätiölle, joka toiminnassaan tukee muistisairautta sairastavia ihmisiä ja heidän läheisiään.23§
Muissa kohdissa noudatetaan yhdistyslain määräyksiä.